Nacházíte se zde:  Produkty  /  Správa dokumentů
English Rossijskij Slovensky Tisk

DMS Efektivní řízení a správa dokumentů

Modul Řízení dokumentů (Minerva DMS) slouží k evidenci, archivaci a sdílení dokumentů a umožní vám efektivní práci s dokumenty přímo v prostředí podnikového informačního systému  QAD EA.

Díky tomu, že je modul Minerva DMS plně integrován do ERP aplikace od firmy QAD Inc. je evidence nových dokumentů rychlejší, dostupnost a vyhledávání dokumentů je intuitivní.

Přínosy a funkcionalita modulu Minerva Řízení dokumentů:

  • Automatizace dokumentů (Document Automation)
    Minerva DMS s podporou automatizace snižuje potřebu manuálních vstupů k evidenci dokumentů, tvorbě nových dokumentů a snižuje riziko spojené s chybovostí z důvodů lidské chyby.
  • Podpora Inteligentních dokumentů (Intelligent Document Support)
    Z inteligentních dokumentů můžete odkazovat na další funkce systému. Díky tomu, že modul je plně integrován do aplikace QAD EA, můžete přímo z dokumentů „volat“ transakce ERP aplikace, nebo spouštět výkonné přehledy.
  • Workflow
    V případě, že používáte modul Minerva Workflow, můžete generovat postupy práce pro dokumenty zcela automaticky.
  • Verzování (Versioning)
    Snadná dohledatelnost poslední verze dokumentu, podpora uchovávání různých verzí dokumentů.
  • Vyhledávání (Searching)
    Rychlé vyhledávání pomocí metadat, nebo na základě objektů, datových struktur v aplikaci QAD EA. Objektem je např. Zakázka, Pracovní příkaz, Došlá faktura apod.
  • Zobrazení (Publishing)
    Modul podporuje ukládání v různých formátech a zobrazení různých formátů přímo v ERP aplikaci QAD EA.
  • Integrace (Integration)
    Integrace uchovaných, skladovaných dokumentů s dalšími aplikacemi, např. firemní portály, systémy pro podporu zabezpečené archivace, nadstavbovými fulltextovými vyhledávacími systémy je snadná. Veškeré dokumenty jsou ukládány v podobě souborů dle nastavené hierarchie.

Klientská část

Zabezpečuje tvorbu metadat (strukturované informace pro popis dokumentu). Metadata jsou navrhována modulem Minerva DMS, kdy uživatel může data upřesnit.

Umožňuje rychlé vyhledávání daného dokumentu a to buď přirozeně, na základě objektu, lze zobrazit dostupné dokumenty s vazbou na daný objekt nebo na základě metadat, rychlým vyhledáním.

Klientská část ihned prezentuje zvolený dokument a ukládá dokumenty na určené místo v serverové části. Stará se o zabezpečení dokumentů. S podporou modulu Workflow se stará o automatickou distribuci zvolených dokumentů.
Klientská část dále umožňuje aplikacím různého typu (zásuvným modulům) prezentovat a vytvářet dokumenty.

Zabezpečení

Dokumenty jsou zabezpečeny na třech úrovních. První z nich je zabezpečení přístupu k uloženým dokumentům na serveru přes příslušný operační systém. Druhá úroveň zabezpečuje přístup uživatelů do dané bezpečností vrstvy jak z pohledu pořizování dokumentů tak jejich vizualizace. Poslední bezpečnostní pojistka je uplatňována jak na serverové tak klientské straně a to tak, že daný soubor, dokument je zabezpečen aplikací která jej vytvořila.

Automatická distribuce dokumentů

Automatickou distribuci dokumentů zabezpečuje modul Minerva Workflow. Lze jej používat jak k řízení životního cyklu dokumentů, k jejich „splatňování“, vyřazování, tak k automatické distribuci dokumentů i reportních sestav.
K jednoduché distribuci dokumentů lze použít i integrovaný systém zpráv (inbox QAD workflow) .