„Musíme tu být na ty finance? To jde mimo nás.“ Anebo. „Finance jsou jasné, to je přeci legislativa. Na tom není co řešit.“ Tohle je pouze několik parafrází výroků, se kterými se setkáváme v praxi při prezentacích ve výběrových řízeních. Samozřejmě nezaznívají z úst účetních, ale od uživatelů z ostatních podnikových procesů ve výrobních firmách. Dnes už ale finance a účetnictví ve výrobních firmách nelze takto vnímat. Je to totiž proces, jehož správné nastavení a implementace, může velmi významně ovlivňovat schopnost podniku rychle a správně identifikovat problémy, reagovat na ně v minimálním čase odpovídajícím způsobem a získat tak konkurenční výhodu. Stále totiž platí, že ten, kdo má správné a včasné informace, je na tom v konkurenčním boji lépe.

Nástroje finančních modulů již dávno nejsou určené pouze pro evidenci účetních transakcí, ale stále více se zaměřují i na jejich vyhodnocování. z tohoto pohledu je nutné splnění určitých podmínek. Tou nejdůležitější je, že finanční modul musí být plně integrovanou součástí podnikového informačního systému. Jenom tak lze jednoduše zajistit generování účetních transakcí v reálném čase a s přesnou identifikací, kdy ID takové transakce obsahuje informace o modulu, ze kterého byla vygenerována, datumovou identifikaci a pořadové číslo transakce. Další údaje pak informují o čísle dokladu, hodnotě transakce, uživateli, který ji vygeneroval a o množství dalších informací, které si zpravidla uživatel může zvolit. Podniková systémová řešení, se kterými jsme se v poměrně hojném počtu setkávali v minulosti a která pracovala s účetnictvím jako se samostatným systémem napojeným přes různé komunikační můstky na podnikový informační systém, jsou již překonaná a neodpovídají požadavkům dnešních moderních výrobních podniků. v tomto typu řešení, kde v různých intervalech probíhají dávkové přenosy dat se vyskytuje chybovost, jejíž náprava je velmi pracná, ne-li nemožná a účetní transakce mají navíc formu sumárních zápisů. z logiky věci v takovýchto zápisech nelze dohledávat detaily a pro analytické účely jsou prakticky nepoužitelné. Moderní podnikové informační systémy s integrovanými finančními moduly také eliminovaly potřebu zakládání nadměrného počtu analytických účtů v účetní osnově. Ta plynula z nemožnosti analyzovat a třídit účetní transakce jiným způsobem.

Co by měl ERP systém pro výrobní podnik umět v oblasti financí?

Abychom si na tuto otázku mohli odpovědět, je potřeba se již v době výběru systému zamyslet nad strategií výrobního podniku. První je práce s účetními jednotkami. Budu jich mít v systému více nebo jenom jednu? Je pravděpodobné, že v budoucnu bude potřeba přidat do systému další společnosti? Slučovat nebo rozdělovat stávající? Umí systém konsolidaci? A co výkaznictví? Vystačím si s českou legislativou, mám zahraniční pobočky nebo zahraniční matka vyžaduje reporting podle IFRS, US GAAP? Pokud ano, moderní nadnárodní systémy už jsou na tyto situace, na rozdíl od těch lokálních, připravené.

Dalším krokem je návrh detailního účetního členění jednotlivých účetních jednotek – entit. Namísto analytických účtů zde využíváme tzv. účetní dimenze. v systému QAD má struktura účetní věty k dispozici tyto parametry: Entita – Syntetický účet – Analytický účet – Podúčet – Nákladové středisko – Projekt – DAP1 – DAP2 – DAP3 – DAP4 – DAP5

K entitě a účtu celkem 8 dalších volitelných účetních dimenzí, kde DAP je doplňkové analytické pole. Již v této fázi je vhodná spolupráce finančního oddělení s ostatními odděleními společnosti na stanovení účelu využití těchto dimenzí. Obecně lze říci, že dimenze Podúčet je našimi zákazníky nejčastěji využívána pro druhové členění společnosti. Typicky jsou to skupiny výrobků nebo skupiny zákazníků. Dimenze Nákladové středisko je využívána pro odpovědnostní členění společnosti, nejčastěji dle jednotlivých oddělení v dané firmě. Dimenze Projekt slouží k evidenci transakcí na jednorázové, časově ohraničené akce. Jedná se například o dotační nebo vývojové projekty, veletrhy, promoakce, apod. Poslední částí je dimenze DAP. v jedné účetní transakci je možné použít DAP maximálně 5x. DAP může mít i hierarchie. Příkladem je sledování nákladů na vozový park, kde úroveň 1 jsou veškerá firemní auta, úroveň 2 osobní nebo nákladní, úroveň 3 benzínová nebo naftová, úroveň 4 jednotlivé automobily dle SPZ. Napříč systémem je potom možné vyhodnocovat a třídit transakce dle jednotlivých výše zmíněných dimenzí nebo jejich kombinací. A na každou dimenzi je možné v systému vytvářet rozpočty. Rozpočtům a finančnímu plánování se budeme detailněji věnovat v samostatném článku tohoto čísla. 

I další fáze nastavení finančního modulu vyžaduje spolupráci oddělení napříč společností. Jedná se o nastavení účtování výrobkových řad minimálně v rozsahu materiály, polotovary, hotové výrobky. Zpravidla jich ale bývá více. Výrobní podnik také musí počítat s nastavením účtování výroby a pohledem na ni. k tomu slouží definice účtování výrobních středisek a výrobních strojů/linek. Správným nastavením lze určit optimální míru detailu. Díky online účtování na základě hlášení práce (časy výroby, počty kusů) máme data pro vyhodnocování k dispozici v reálném čase. Doby, kdy se o rozpracovanosti účtovalo sumární transakcí jednou za měsíc jsou pro moderní výrobní společnosti dávno pryč.

Využití uvedených systémových nástrojů pak v konečném důsledku umožňuje provádět efektivní výkaznictví a reporting. Buď za celou společnost anebo za jednotlivé části její organizační struktury. Systém QAD disponuje nástroji pro provádění konsolidace a jejího reportingu. Využívá k tomu možnost definovat křížové vazby mezi zdrojovými účetními osnovami a dimenzemi a těmi cílovými. Zohlednění majetkových podílů a vyloučení mezipodnikových transakcí pak umožňuje sestavení konsolidačních reportů. Pokud zahraniční matka vyžaduje reporty v měně skupiny, je QAD připraven využít systémovou statutární měnu. Reporting dle IFRS nebo US GAAP pak zajistí reportovací účetní vrstva, která je pro tyto účely určená a umožňuje provádění metodických korekcí. k výkaznictví ohledně částí organizační struktury společnosti slouží Financial Report Writer (FRW), který umožňuje definovat vlastní vnitropodnikové výkazy, manažerské výsledovky apod. Tyto výkazy pak v sobě mohou obsahovat i plánované hodnoty v podobě rozpočtu nebo prognózy, které je možné porovnávat se skutečností. Tímto způsobem je možné vyhodnocovat nákladová střediska, projekty nebo jakékoliv jiné výše uvedené účetní dimenze.

Spolupráce firemních oddělení je pro nastavení finančního modulu a jeho pozdějšího využití klíčová. Potřeby výrobních podniků v oblasti financí a účetnictví se mění a nadnárodní informační systémy na to reagují tvorbou odpovídající funkcionality. Zatímco dříve si podniky vystačily s účetní osnovou a oddělení controllingu jsme při analýzách výrobních firem kolikrát hledali marně, dnes jsou finanční moduly nástrojem pro analýzu a řízení jak podnikových procesů tak i samotných výrobních podniků a jejich strategie. Nesmí však zůstat stranou s nálepkou „jenom to účetnictví“, které se ostatních netýká. Ono se jich totiž týká, akorát o tom možná doteď nevěděli.