Výchozí stav, výběr a projekt s čerpáním z fondů EU
Systém používaný v Severochemě také díky svému dodavateli již nepřinášel perspektivu, podpora byla do budoucna nejistá a firma potřebovala svoje řešení rozšířit. Padlo tedy rozhodnutí o výměně informačního systému. Velký důraz byl přitom kladen na hlubokou funkcionalitu systému ve výrobě, která je v Severochemě postavena na základě receptur. Dalšími požadavky byly například perspektiva vývoje ERP systému, stabilita dodavatele a široká podpora. V té době probíhal dotační program z fondů Evropské unie s názvem ICT v podnicích. Severochema se proto rozhodla pořídit nový ERP systém za podpory zmíněného programu. Z tohoto důvodu projekt podléhal předepsaným pravidlům, která musela být splněna. Zadání pro výběrové řízení obsahovalo dodávku a implementaci nového informačního systému (ERP) v rozsahu kompletní celopodnikové agendy – nákup, prodej, obchod, marketing, technologická příprava výroby, výroba, skladové hospodářství, řízení jakosti, účetnictví, controlling, plánování, logistika a kalkulace. Součástí dodávky byl aplikační a databázový server a licence pro 35 uživatelů.
Výběrové řízení bylo vyhlášeno na podzim 2009 a implementace byla ukončena v prosinci 2010. Komise hodnotila 337 parametrů nového systému, kde sledovala mimo jiné, zda je funkcionalita ve standardu, nebo ji dodavatel umí naprogramovat dodatečně či chybí úplně bez možnosti doprogramování. V užším kole byly hodnoceny nabídky od devíti dodavatelů, Minerva výrazně uspěla na prvním místě před ostatními konkurenty s nejlépe hodnocenými referencemi, prezentací a vysokým hodnocením funkcionality systému QAD s ohledem na chemickou výrobu, specifické procesy a legislativní nároky. Dodávka a implementace nového informačního systému byla realizována za dotační podpory Operačního programu podnikání a inovace Evropské unie.
Implementace a přínosy nového ERP systému
Tento projekt byl náročný obzvláště v oblasti spotřební daně, ve výkaznictví, kde byly přísné požadavky ze státní správy a v kalkulacích. Z důvodu, že Severochema pracuje s minerálními oleji a lihem je v ERP řešena i spotřební daň a dosledovatelnost. Dále je zahrnuto celní výkaznictví, ekokom (nakládání s obaly) a nomenklatury pro instrastat. „ERP QAD je silným nástrojem pro řízení výroby, kde jej velmi oceňujeme.
Implementace v této oblasti šla naprosto hladce a musím říct, že i celá implementace dopadla úspěšně. Funkcionalita systému je taková jakou potřebujeme pro naše podnikání i s potřebnými výkazy a sledováním klíčových oblastí. Systém má stabilní podporu a je zajištěn rozvoj, o který se stará Minerva ČR“, uvedl Roman Oberer, obchodní ředitel, který v době implementace zastával funkci vedoucího projektu na straně Severochemy.
Rozvoj a vylepšení informačního systému
Po implementaci ERP systému je na řadě další vylepšení, například v expedici, kde je naplánován automatický sběr dat za pomocí čárových kódů. Automatický sběr dat zajistí větší efektivitu práce a odstraní chybovost při vkládání dat ručně.
V plánu je vytvoření skladových/lihových karet a sledování obsahu lihu pro lihové inventury. Severochema zdokonalí i oblast objednávání zboží svých odběratelů pomocí B2B portálu od Minervy.